Die 10 wichtigsten Tipps, Apps und Tools für IT-Freelancer

Der Job ist stressig genug – da kommen diese nützlichen Alltagshelfer gerade recht. Von uns für euch: 10 Tipps, Apps und Tools, die Zeit sparen, Ordnung ins Chaos bringen und Arbeit abnehmen. dcaps.io arbeitet nicht mit den Anbietern zusammen und erhält keine Vorteile durch die Empfehlungen.

1. Zeit- und Selbstmanagement

Der innere Schweinehund ist stark in uns, gerade wenn im Home Office jede Ablenkung recht oder die To-Do-Liste extra lang ist. Chronischen Prokrastinierern helfen eiserne Regeln: Handy aus, E-Mails möglichst nur ein oder zwei Mal am Tag checken und die dann anfallenden Aufgaben möglichst sofort erledigen. Wer lange aufschiebt, arbeitet doppelt. Hilfreich sind Zeitmanagement-Apps und Kalender mit To-Do-Listen und Strukturvorlagen für Projektplanungen. Analog geht das mit einem Bullet Journal, online mit Apps wie Any.DO, Evernote oder dem klassischen und bewährten Google Kalender.

2. Delegieren

Ihr müsst nicht alles selber machen. Die unselige Steuererklärung erledigt am besten der Fachmann – gerade bei komplexeren Unternehmungen wie Personengesellschaften ist die Investition in einen Steuerberater sinnvoll und spart Zeit und Nerven. Für Selbstständige und Kleinunternehmer sind Tools wie Everbill oder Zervant für die Rechnungstellung und Angebotserstellung hilfreich.

3. Investieren

Laptop und schnelles Internet, viel mehr braucht ihr fürs mobile office nicht. Günstige Angebote gibt es wie Sand am Meer, das gilt aber auch für die Konkurrenz! Hebt euch von der Masse ab und überlegt euch Alleinstellungsmerkmale, arbeitet Spezialisierungen und besondere Fähigkeiten heraus und gießt all das in einen professionellen Auftritt – online und offline. Bei MOO könnt ihr euch aus einem riesigen Angebot individuelle Visitenkarten zusammenbauen. Ob quadratisch, glänzend oder klassisch: Mit professionell gestalteten Visitenkarten überzeugt ihr potentielle Kunden und Geschäftspartner im Handumdrehen.Ich bin ein Textblock. Klicke den Bearbeiten-Button um diesen Text zu bearbeiten. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

4. Banking

Euer gutes altes Girokonto hat ausgedient – zumindest, wenn es ums Business geht. Kontist ist ein Banking-Tool für Selbstständige  und bietet nette Features wie eine mobile Banking-App, Push-Nachrichten, Real-Time Steuereinschätzungen, automatisierte Buchhaltung und eine eigene Mastercard fürs Ausgabenmanagement. Das alles mit einem separaten deutschen Geschäftskonto und dazugehörigem Kontist-Union-Netzwerk exklusiv für Gründer und Selbstständige.

5. Organisation

Wohin mit den Unterlagen? Die Digitalisierung greift um sich, und die guten alten Aktenordner haben ausgedient. Gut so. Finden muss man seine Gesprächsnotizen, Dokumente, Entwürfe und Geschäftskorrespondenz trotzdem, sie regelmäßig mit Kollegen, Co-Workern und Kunden teilen und bei Bedarf im Team bearbeiten. Extrem hilfreich sind dabei Organisations-Allrounder wie DropboxOneDrive, Evernote, OneNote oder das Organisations-Board Trello. Hier finden sich Teams zusammen, und die gemeinsame Aufgabenbearbeitung wird effizient und übersichtlich.

6. Zeiterfassung

Zeit- und damit Kostenkontrolle ist bei einem fixen Tagessatz oder Vor-Ort-Projekten kein großer Akt. Schwieriger wird es bei Remote-Aufträgen, kleinteiligen Projekten und der exakten Erfassung des Projektfortschritts für die eigene Buchhaltung und den Kunden. Das Dresdner Start-Up Timicx bietet das passende Tool: Per Stoppuhr (Live-Erfassung) oder dem Online-Stundenzettel zur nachträglichen Arbeitszeiterfassung lassen sich Projektstunden buchen und individuell auswerten.

7. Sicherheit

Daten in der Cloud, Teambesprechungen via FaceTime, Skype oder der klassischen Telefonkonferenz. So weit, so digital, so praktisch – aber wer hat eigentlich eure Daten? Das Datenschutz-Tool „Wer hat meine Daten“ beantwortet euch diese Fragen und bietet vom Browser-Plugin bis zur Verknüpfung mit eurem Mail-Postfach verschiedene Tools, die euch die Kontrolle über eure Daten zurückgibt. Übrigens: Der Verein WHMD ist eine Non-Profit-Initiative und wurde von Kasseler Datenschützern gegründet.

8. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Jura. Laaaaangweilig. Im Gründer- und Dienstleister-Alltag aber oft unabdingbar, oder hättet ihr auf Anhieb gewusst, ob es sich bei eurer Leistung um einen Dienst- oder Werkvertrag handelt – und wo die wichtigen Unterschiede liegen, die für euren Arbeitsalltag relevant sind? Im schlimmsten Fall klären das die Anwälte und das Gericht, mit individuellen AGB könnt ihr aber im Vorfeld einige Fallstricke und Missverständnisse aus dem Weg räumen. Der Kunde weiß, woran er ist, und ihr habt Planungssicherheit. Lasst euch im Zweifel von einem Anwalt beraten. Er erstellt euch für einen niedrigen dreistelligen Betrag exakt auf eure Bedürfnisse zugeschnittene AGB, ein Online-Generator tut es aber fürs Erste auch. Zum Beispiel der hier.

9. Selbstmarketing

Wer euch googelt, sollte nicht auf Partybilder, sondern im besten Fall auf einen übersichtlich und professionell gestalteten Online-Auftritt stoßen. WordPress bietet eine große Vielfalt an kostenlosen oder kostengünstigen Templates, die eigene Homepage ist auch ohne große HMTL-Kenntnisse in kurzer Zeit hochgezogen. Gut gepflegte Accounts bei Netzwerken wie XING und LinkedIn sind ebenfalls nützlich und steigern euern Wiedererkennungswert.

10. Netzwerken

Wer nicht auf einen bestehenden Kundenstamm zurückgreifen kann, muss sich bekannt machen. IT-Konferenzen, Messenbesuche, Speaker-Auftritte und Expertentreffen, wie die regelmäßig stattfindenden Treffen der regional organisierten Java-User-Groups bspw. im März in Dresden helfen beim Netzwerken. Auch ein flexibler Arbeitsplatz im Coworking-Space wie dem weltweit agierenden Cowo-Community Impact Hub sorgt für Austausch und den ein oder anderen hilfreichen Tipp: Noch schneller läuft die Kundenaquise mit einem dcaps.io-Account. Hier bewerbt ihr euch direkt auf euer Wunschprojekt am Wunschort – unkomplizierter geht es nicht.

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